Nieuw registratiesysteem vanaf 15 oktober

De kerk voert een nieuw rapportagesysteem in voor kerkrentmeesters en diakenen. Donderdag 4 oktober in Rouveen gaf Gijs van Ballegooijen van de Dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk tekst en uitleg voor de leden van de noordelijke classicale beheerscolleges. Verschillende mensen hadden het gevoel dat de jaarlijkse inspanningen bij het invullen van het belastingformulier behoorlijk lijken op dat wat Fris vraagt. Fris is de afkorting voor: Financieel Rapportage en Informatie Systeem.

Een groot deel van de voorlichting was bestemd voor de beheerders in hun taak jaarrekeningen en begrotingen te beoordelen. Plaatselijke kerken hoeven daar geen details van te kennen. Hun situatie blijft hetzelfde: Ze sturen jaarrekeningen en begrotingen in en ontvangen na verloop van tijd bericht over de beoordeling. Als er problemen zijn met de financiële ontwikkelingen kan er een gesprek volgen. Zo was het, zo blijft het. Achter de schermen voltrekt zich wel een revolutie, die vooral te maken heeft met de manier waarop de cijfers verwerkt en beoordeeld worden. Gijs van Ballegooijen gaf een kijkje van hoe de processen bij de colleges verlopen.

Vanaf 15 oktober 2018 gaan de colleges allemaal over op het Fris-systeem bij hun beoordelingen. De colleges van kerkrentmeesters en diaconieën wordt gevraagd de komende begroting, die van 2019, in het nieuwe rapportagesyteem in te sturen. Als ze dat doen is de verwerking optimaal. Als ze dat nog niet doen, wordt het ingestuurde materiaal op een zelfde manier opgeslagen als tot nu toe, maar de beoordeling gaat wel via de systematiek van Fris lopen.

Naar verwachting zullen de meeste colleges binnen afzienbare tijd voor het Fris-systeem gaan kiezen. Het Generale College voor de Behandeling van Beheerszaken stelt die standaard ook als uitgangspunt per 1 mei 2018. Het gaat daarbij niet om de manier waarop je de boekhouding in je eigen kerk organiseert. Dat mag je - als dat je voorkeur heeft - met allerlei verouderde pakketten doen. De rapportage dient echter aan te sluiten bij de Fris-benadering. En het is dan ook logisch om daar in zijn geheel mee te werken.

Plaatselijke kerken kunnen dat voor de begroting doen vanaf 15 oktober. De kerkenraad moet iemand mandateren die namens het college van kerkrentmeesters en iemand die namens het college van diakenen toegang krijgen in het Fris-systeem. In de meeste gevallen zal dat de boekhouder of gedelegeerde zijn die ook op dit moment de cijfers invult op de papieren of in de digitale formats. Met een bericht naar het LRP-systeem van de scriba van de kerkenraad die de naam en het emailadres van de gemandateerde opgeeft, begint de molen te draaien. De betrokkene krijgt een mailtje waarmee hij of zij kan inloggen in het Fris-systeem. Er zijn geen apps nodig of andere programmatuur om Fris te gaan invullen.

Als de begroting 2019 (en straks de jaarrekeningen) is ingevuld kan de gemandateerde een print maken van de cijferopstelling. Het college stelt deze voorlopig vast en stuurt het naar de kerkenraad. De kerkenraad legt het conform de huidige eis ter inzage voor de gemeente en stelt daarna de begroting en jaarrekening vast. De gemandateerde ontvangt daarbij van de kerkenraad een getekend A-4-tje dat wordt ingescand en tezamen met andere bijlagen gaat het geheel naar het beheercollege via Fris. Een druk op de knop - net zoals bij het belastingformulier - rondt de transacties af.

Eenmaal binnengekomen bij de beheercolleges doorloopt de begroting en de jaarrekening een route vergelijkbaar met de huidige benadering, met dit verschil dat Fris een geautomatiseerde benadering mogelijk maakt, waardoor er minder snel fouten worden gemaakt. Fris kan ook aangeven waar cijfermarges sterk gaan variëren ten opzichte van wat er zou mogen worden verwacht. De toezichthouder kan dan verder gaan spitten in de cijfers om te zien of een plaatselijk college risico’s loopt. Indien dat het geval lijkt te zijn, kijkt er nog een tweede toezichthouder naar en eventueel kan er een gesprek volgen met de plaatselijke colleges. Doel is natuurlijk maximale kwaliteit te leveren ten dienste van de voortgang van het geestelijk leven ter plaatse.

Op de website van de PKN is een handleiding voor de mensen die Fris plaatselijk gaan gebruiken. Er is een introductiefilmpje. En men kan bellen met speciale telefoonnummers om praktische vragen te stellen. De ervaringen tot nu toe in proefsituaties wijzen uit dat de vragen heel praktisch gericht zijn. ‘Iemand heeft een schelpenpad laten vernieuwen bij de begraafplaats en wil weten hoe je dat soort kosten registreren moet’, legde Gijs van Ballegooijen uit.

De feitelijke criteria van de beheercollege veranderen niet. De classicale toezichthouders in Overijssel-Flevoland en in andere regio’s blijven letten op zaken als: zijn afwijkingen in de rekeningen verantwoord?, is er een sluitende begroting?, wijken de ontwikkelingen van levend geld of van wat er in voorgaande jaren gebeurde?, is er een beleidsplan?, worden de diaconale gelden integraal besteed? Dat soort zaken.

De landelijke organen hebben in brieven al met kerkenraden en colleges gecommuniceerd over de op handen zijnde veranderingen. Daarop zal met een verdere correspondentie en met artikelen in de (vak)pers op worden aangesloten.

Foto's:
1. Gijs van Ballegooijen
2. Naast de cijfers zijn er verklaringen nodig die zijn gescand met handtekeningen van de colleges en de kerkenraad