Kerkelijk bureau Salland ontzorgt 34 gemeenten

Administratieve taken zijn in de loop der jaren steeds ingewikkelder geworden. Tegelijk zie je dat het moeilijker wordt gekwalificeerde vrijwilligers te vinden voor dit werk. Daarmee is het nu van een regionaal kerkelijk administratiekantoor getekend. Harm Jan Holtland uit IJsselmuiden, verbonden aan het Kerkelijk Bureau Salland, vertelt over de samenwerking van gemeenten op dit punt in het blad Kerkbeheer van de Vereniging van Kerkrentmeesterlijk Beheer dat deze maand is verschenen.

Het Kerkelijk Bureau Salland is in 1997 ontstaan. Het toenmalig bureau van de Provinciale Kerkvergadering, waar ik (Klaas van der Kamp) toen als scriba aan was verbonden, heeft er nog een rol bijgespeeld. In samenwerking met de hervormde gemeente te Kampen en diverse kleine gemeenten in de regio is het initiatief genomen om de administraties te koppelen aan één gezamenlijk bureau om op die manier de plaatselijke kerkrentmeesters en diakenen te ontzorgen. Inmiddels zijn 34 kerkelijke gemeenten (inclusief stichtingen en diaconieën) ondergebracht bij het bureau. Waar het initiatief hervormd opstartte heeft zich een veelvoud aan denominaties aangesloten, variërend van baptisten tot Nederlands-gereformeerden.

Johan Slagter uit Emmen geeft een opsomming in Kerkbeheer van de toegenomen belasting van een doorsnee kerkelijke administratie. Het gaat om zaken als loonadministratie, het samenstellen en controleren van de jaarrekening, het werken met FRIS, de ondersteuning van kascontrolecommissies. Het kerkelijk bureau let er bij de ontzorging zorgvuldig op, dat de verantwoordelijkheid bij de lokale gemeente blijft liggen. Het kerkelijk bureau zorgt voor de basis en voor doorvoering van standaardiseringen. In de praktijk varieert de service van de loonadministratie van de koster tot de ledenadministratie en verder zaken als de boekhouding, de jaarrekening, de begroting en de meerjarenraming. Sommige gemeenten nemen ook het pakket van de geldwerving af.

Kerkbeheer legt verder de werkwijze uit. Het Kerkelijk Bureau Salland voert namens de kerkelijke gemeenten met een eigen rechtspersoonlijkheid belangrijke diensten uit. Hiervoor zijn gebruikersovereenkomsten opgesteld. ‘We werken uiteraard met het verwerkingsmodel van de Protestantse Kerk als de ledenadministratie moet worden uitgevoerd’, legt Johan Slagter uit. ‘Wanneer voor gemeenten betalingen worden verricht, dan worden die door ons klaargezet en moet de penningmeester ze versturen aan de bank. Wel incasseren we bijvoorbeeld Kerkbalansopdrachten, maar dan op basis van een machtiging van de gemeente. Het is belangrijk om bevoegdheden te scheiden’.