PROTOCOL BM-VISITATIE

Doel
Doel van dit protocol is om de afbakening van verantwoordelijkheden tussen het breed moderamen
van de classis (BM) en het classicale college van visitatoren (CCV) verder in beeld te brengen.

Route
Er kunnen signalen binnenkomen van onrust in een gemeente bij de visitatie, bij (een lid van) het BM,
c.q. de classispredikant. Als er urgentie geboden is, vindt zo mogelijk intern overleg plaats tussen
classispredikant en voorzitter CCV of classispredikant en moderamen CCV. Geprobeerd wordt de
thematiek aan de orde te stellen in het eerstvolgende breed moderamen, waarbij de voorzitter van
de visitatie als adviseur aanwezig is. Daar wordt in beginsel bepaalt wie een eerste
verantwoordelijkheid draagt en hoe het contact naar de kerkenraad wordt gelegd.

Verantwoordelijkheid
Als er sprake is van een technische vraag, of een goedkeuring ligt de eerste verantwoordelijkheid bij
het breed moderamen. Als er sprake is van een conflict dat analyse vraagt, fractievorming of een
noodzaak van mediation ligt de eerste verantwoordelijkheid bij de visitatie. Er wordt ingezet op het
versterken van de kerkenraad. Pas als de kerkenraad geen sturing meer heeft, passeert het een
drempel en zal ervan buitenaf worden meegestuurd.

Contact
Het eerste contact met een kerkenraad ligt gevoelig. Dat geldt ook voor een nieuwe aanwezigheid
van breed moderamen of visitatie. In zo’n geval kiezen we als stelregel, dat we persoonlijk contact
zoeken. Het contact zit in het stadium van ‘melding’.

Van de melding gaat het naar de ‘intake’, de aanpak. Er zijn drie varianten denkbaar:
1. Er is sprake van een kerkordelijke of praktische vraag, die verder door de classispredikant of BM
wordt opgepakt.
2. Er is sprake van een onduidelijke situatie, waarbij een verlengde ‘intake’ nodig is.
3. Er is sprake van een conflict, dat verder door de visitatie wordt opgepakt.

Ad 1. Hier zijn geen bijzondere afspraken nodig. De classispredikant gaat het contact aan en meldt
dat in de regel in het breed moderamen.
Ad 2. Als er sprake is van onduidelijkheid volgt na een telefoontje eerst een verkennend gesprek. Dat
zijn in de regel twee mensen, meestal iemand van het breed moderamen en de visitatie, die als een
soort kwartiermakers een verkenning maken samen met (een deel van) het moderamen van de
kerkenraad. Als daarin helderheid is kan een afrondende mail worden gestuurd door de bezoekers of
het proces ingang worden gezet in de lijn van ad 3.

Ad 3. De kerkenraad moet helder hebben dat er van een formele aanpak sprake is. Dat begint met
een telefoontje van de visitatie (wellicht een aangewezen visitator). Daarop volgt een formele brief
van de scriba van de visitatie. Als de oorsprong van de melding bij het breed moderamen / de
classispredikant ligt, stuurt het breed moderamen een interne mail naar de visitatie. Daarin staan
doel, aanleiding en suggesties voor de reikwijdte c.q. mogelijke contactpersonen voor de bijzondere
visitatie genoemd.

Vraagstelling
In de meeste gevallen zal het breed moderamen de aanzet geven voor een verkenning en een
visitatie. Het breed moderamen is verantwoordelijk voor een brief met doel, aanleiding en suggesties
voor reikwijdte en contactpersonen, die als brief binnenkomt bij de scriba van het college van
visitatoren. De visitatie kan deze brief gebruiken om zelf een brief naar de kerkenraad te sturen
waarin de visitatie uit de doeken wordt gedaan (dat is dus na het eerdere persoonlijke contact).
Eventueel kan de brief van het breed moderamen als bijlage worden toegevoegd, indien dat een
verduidelijking biedt.

Het breed moderamen voegt bij de vraagstelling een bijlage, waarin een opsomming wordt gegeven
van de relevante gemeentecontacten en waar deze schriftelijk zijn geboekstaafd, worden deze
teksten (brieven of impressies) als bijlage toegevoegd. Deze bijlage is alleen bedoeld voor de visitatie
en dient als achtergrond. Mocht het breed moderamen vertrouwelijke informatie hebben, dan wordt
daar melding van gemaakt, zonder dat de bijlagen worden toegevoegd.

Objectiviteit
Om de objectiviteit van het werk te bevorderen, zoekt het CCV voor een visitatie contact de
voorzitter of de scriba van de kerkenraad, dan wel de predikant.

Eenduidigheid
Om als classis eenduidig over te komen, is er per gemeente één regisseur vanuit het classicale vlak
aanwezig. Als een thema behandeld wordt door de visitatie, mengt het breed moderamen zich niet
in de thematiek bij de gemeente. Als er spanning ontstaat tussen de verantwoordelijkheid van het
breed moderamen en de visitatie wordt dat in een reguliere vergadering van het breed moderamen
en/of het moderamen van de visitatie (waar de classispredikant bij aanwezig is) afgestemd.

Focus
De visitatie kan opereren vanuit een open vraagstelling. Dat zal in de regel het geval zijn, als er nog
geen bemoeienis van de classis met een gemeente is geweest. De visitatie kan ook gevraagd worden
voor een meer toegespitste vraagstelling. Dat kan het geval zijn, als er al bemoeienis van de classis
met een gemeente was. De toegespitste vraag zal voldoende gedocumenteerd moeten zijn om de
visitatie vanuit een focus te laten opereren.

Terugkoppeling
Als een bijzondere visitatie is afgerond, is het zaak de afrondende verslaglegging zo mogelijk in de
eerstvolgende vergadering van het breed moderamen mee te laten lopen in de agenda. Dat
voorkomt een vacuüm.

Nazorg
Zowel visitatie als breed moderamen hebben een eigen verantwoordelijkheid bij de nazorg. Na
verloop van tijd (bijvoorbeeld drie maanden) is er informeel contact met een predikant of een ander
lid (voorzitter) van de kerkenraad. Het initiatief wordt genomen door de classicale instantie (BM of

CCV) die regie heeft gevoerd in de achterliggende periode. Deze regie kan zich geuit hebben in het
geven van concrete adviezen of het doorvoeren van een besluit. Gepeild wordt in hoeverre zo’n
advies of besluit is doorgevoerd. De toonzetting daarbij is pastoraal van aard.

Beeldvorming
Het werk van zowel het breed moderamen als de visitatie heeft een pastoraal en een
toezichthoudend karakter. Het dubbele gezicht van het werk kan de beeldvorming vertroebelen.
Gestreefd wordt naar een eenduidige toonzetting, waarbij het meedenken, ondersteunen en
adviseren centraal staat. De gewenste toonzetting kan af en toe terugkeren in publicaties vanuit de
classis.