Toelichting meer dan cijfers

De toelichting op jaarrekening en begroting is belangrijker dan de verantwoording op de juistheid van de cijfers. Die opmerking werd donderdag 10 september gemaakt bij het classicaal college voor de behandeling van beheerszaken. Het ging over een notitie waarin het pro-actieve toezicht aan de orde komt.

De notitie is uit diverse bronnen ontstaan: zowel classicaal als generaal. Het onderliggend idee is dat je cijfers van kerkelijke gemeenten vooral moet gebruiken om een heldere visie op de toekomst te benoemen. Je bent bij het opstellen van bijvoorbeeld een jaarrekening vaak bezig om alle posten tot op de komma nauwkeurig in te vullen en na het benoemen van de cijfers denk je al gauw dat de klus geklaard is. Maar eigenlijk begint het dan pas. Je moet na een opstelling te hebben gemaakt van jaarrekening en begroting als het ware even achterover leunen en jezelf de vraag stellen hoe de kerk zich met deze gegevens verder zal ontwikkelen naar de toekomst. ‘De toelichting op de cijfers is belangrijker dan de opstelling van de cijfers’, verwoordde iemand in de vergadering de conclusie.

Het classicale college wil de kerkrentmeesters en de diakenen stimuleren om toekomstgericht te werken en te denken. Sommige colleges doen dat natuurlijk al. Maar de meeste colleges concentreren zich op het invullen van cijfers en zien de toelichting op bijvoorbeeld de begroting als iets wat facultatief is: Je kan het doen, je kan het laten. Het classicale college bespreekt de situatie binnenkort in het generaal college en hoopt dat juist de toelichting een centrale plaats krijgt. Wat het classicaal college betreft is het zo belangrijk, dat een ingezonden jaarrekening en begroting zonder toelichting nog weer retour gaat naar de gemeente om tenminste een A-4-tje uitgeschreven te krijgen van de onderliggende visie.

Iemand noemde een voorbeeld van een begroting waarin 4 ton onder de slottelling staat, er een tekort is van 20.000 euro, de post diversen 80.000 euro bevat en de toelichting volstaat met: ‘We hebben geprobeerd een zorgvuldige opstelling te maken en zijn de boekhouder daarvoor erkentelijk’. Het gaat bij de toelichting meer op het benoemen van de situatie waar de gemeente staat over 5 of 10 jaar. Vaak geven kerkrentmeesters en diakenen in de kerkenraad een toelichting op de cijfers, waarin ze dat soort elementen al benoemen. Door te vragen de tekst uit te schrijven, kan het een gewogen karakter krijgen en nog sterker uitgangspunt zijn voor verder beleid.

Afscheid

Gerrit van den Bosch nam in dezelfde vergadering afscheid als adviseur van het ccbb. Hij is in 2013 in dienst getreden van de landelijke kerk als opvolger van Johan Bosch. Hij verzorgde het toezicht in onder meer Friesland en Flevoland. Gerrit vertelde dat hij bij zijn aantreden de opdracht kreeg om het beheer uit de periode van de postkoets te leiden naar het digitale tijdperk. Dat is gelukt, gelet op de acceptatie van het automatiseringssysteem Fris. Je kreeg vijf jaar geleden nog dikke pakken papier uit de gemeenten. Nu zijn zo ongeveer alle gemeenten er al aangewend dat ze digitale informatie opsturen.

Gerrit van den Bosch wordt in Flevoland en in enkele andere regio’s opgevolgd door Henk van Essen. Theo Trox blijft de adviseur van het ccbb voor Overijssel.

Foto's:
Boven het college voor de behandeling van beheerszaken in vergadering in Rouveen; aan het hoofd Henk Jansen, de voorzitter uit Enschede; op de rug gezien Gerrit van den Bosch, de afscheid nemende adviseur Flevoland. 
Onder Gerrit van den Bosch.