Foto: Leo Visser legt uit hoe men in Kampen de grootschaligheid heeft aangepakt

Specifieke vragen grote gemeenten

Grote gemeenten hebben specifieke vragen, die net weer anders liggen dan kleine gemeenten. Dat bleek tijdens de bespreking in Dalfsen op 16 oktober van predikanten, (ouderling-)kerkrentmeesters en diakenen van twintig gemeenten met meer dan tweeduizend leden. Vooral de thema’s ‘verhouding centraal en decentraal’ en ‘outsourcing’ kwamen aan de orde, maar ook zaken die je in kleine gemeentes tegenkomt, zoals ‘het vinden van jonge ambtsdragers en vrijwilligers’ en ‘het activeren van geldwerving onder een jonge generatie’.

Leo Visser, voorzitter van de algemene kerkenraad in Kampen, zette de toon voor de bijeenkomst. Hij vertelde hoe Kampen in 2019 een fusie had doorgevoerd. Het was een groot project. Van vijf hervormde wijkgemeenten en drie gereformeerde kwam men tot drie nieuwe wijkgemeenten, en na groei van de pioniersgemeente, uiteindelijk tot vier wijkgemeenten. De verschillende wijken zijn vitaal en kennen een gezond kerkelijk leven.

Overbelast

Je merkte wel na 2019 dat sommige ambtsdragers behoorlijk overbelast waren. Mensen klaagden over de hoeveelheid werk en over de gecompliceerde vragen. Sommige traden tussentijds af; anderen stelden zich niet herkiesbaar als de periode was afgerond. Reden voor de algemene kerkenraad in Kampen om mensen van buitenaf te vragen om met een analyse te komen. Haaije Feenstra en Herman te Pas voerden de opdracht uit. Leo Visser kijkt er met waardering naar. Mensen van buitenaf objectiveren.

Ze adviseerden om meer verantwoordelijkheid in de wijken te leggen. Daar lag tot op dat moment vooral het pastorale, educatieve en vierende accent. Maar juist zakelijke en financiële zaken zaten op het centrale niveau. Daardoor ontstond er stroperigheid en sommige stukken gingen te lang heen en weer in het vergadercircuit. Daarom het advies om decentraal te leggen wat decentraal kan, zonder dat je de communicatie met het geheel uit het oog verliest.

Door verantwoordelijkheden lager in de organisatie te leggen, kan je ook het geefgedrag van mensen positief beïnvloeden. Een actie als kerkbalans moet toch zo’n 250 euro per kerklid kunnen opleveren en men haalde niet in de breedte van de kerk dat getal.

Uitbesteden

Verder adviseerden Feenstra en Te Pas om meer werk aan professionals uit te besteden. Dat raakt administratieve zaken. Het gaat ook om het beheer van monumentale kerkgebouwen, waarvan Kampen er veel heeft. De vereiste expertise van grote issues is niet altijd binnen de colleges aanwezig en die moet je daarom uitbesteden naar professionele partijen. Dat biedt ook meer continuïteit.

Er ging relatief ook veel geld naar de kerkgebouwen. Het advies was om meer op pastoraat in te zetten. Vanuit de zaal werd gevraagd naar kerngetallen op dit punt. Dat is lastig te benoemen, maar minstens vijftig procent voor pastoraat en een derde naar gebouwenbeheer kan een indicatie zijn.

Als de diverse adviezen zijn bereflecteerd, zal als laatste de plaatselijke regeling dienovereenkomstig worden aangepast.

In een forumgesprek gingen Bert Oomen van de Vereniging van Kerkrentmeesterlijk Beheer en Johan Slagter van Kerkelijk Bureau Salland door op de outsourcing. De VKB werkt aan een project op diverse plaatsen (onder meer Eindhoven, Groningen en Emmen), waarbij een lokaal kerkelijk bureau taken uitvoert voor andere gemeenten. Het is daardoor mogelijk meer formatie te verbinden aan het werk, waardoor je continuïteit garandeert. Je kan ook kijken naar mogelijkheden bij je in de buurt. Zo bood de gereformeerde kerk van Urk facilitering aan voor die plaatsen die maar moeilijk zelf alle taken kunnen invullen.

Loop je daarmee niet het risico dat je know-how uit de gemeente laat wegvloeien?, wilde een bezoeker weten. De forumleden legden uit dat je zelf wel in controle blijft over de zaken die je uitbesteedt, je kiest ook zelf wat je wel of wat je niet wilt laten doen door een bureau. Je betaalt afhankelijk van de opdracht die je geeft.

Beleggingsstatuut

Martin Harteveld, beleidsadviseur van het classicaal college voor beheerszaken in Overijssel-Flevoland, ging in zijn ervaringen met grote gemeenten in de regio. Met 32 grote gemeenten (groter dan 2000 leden), vormen de grote gemeenten 24 procent van het totale aantal gemeenten in de classis. Zij geven onderdak aan 62 procent van de zielen (108.000 leden). Qua aanvragen en verzoeken komt 30 procent van de vragen uit deze gemeenten. Martin stelde vast dat geen van de grote gemeenten op dit moment nog een beleggingsstatuut heeft.

Hij had verder gekeken naar de feedback van het CCBB op jaarrekeningen en begrotingen. Hij stelde vast dat de meeste opmerkingen gaan over de ANBI. Kerken moeten hun kerncijfers transparant rapporteren op het digitale web. Anders loop je het risico dat je de ANBI-status verliest en daarmee zijn giften niet meer aftrekbaar voor belasting. Martin stelde verder vast dat er geregeld aanbevelingen zijn van controlecommissies die – blijkens check bij een volgende rapportage – niet worden opgevolgd met aanvullende acties. Hij onderstreepte ook het belang van een bestuursverslag.

Martin Harteveld gaf een doorkijkje in de werkwijze van het CCBB. Men let bij de cijfers van de kerkrentmeesters onder meer op de levensduur van de vrije reserve en op de continuïteit. Bij diakenen is een zaak als ‘overheveling’ van belang. Het CCBB werkt in de praktijk met risico-indicaties. Daaruit blijkt dat er afgelopen jaar geen gemeenten of diaconieën zijn geweest met een ‘hoog risicio’ of een ‘zeer  hoog risico’ waardoor verscherpt toezicht nodig zou zijn.

Uit de vergadering kwamen vragen over onder meer de gebruiksvriendelijkheid van het administratieve programma Fris en de status van de beoordeling die het CCBB geeft. 

Jona

Ds. Klaas van der Kamp opende de vergadering. Hij ging in op de persoon van Jona, die de opdracht kreeg Ninevé op te roepen tot bekering. Jona heeft er weinig zin in. Hij vlucht naar Tarsis. Hij vlucht door zich overboord te laten werpen in de zee. En als hij uiteindelijk dan toch bij Ninevé belandt, gaat hij slechts één dagreis de stad in, terwijl de stad een grootte heeft van drie dagreizen. Ondanks het recalcitrante gedrag van de profeet ontfermt God zich over de stad, op het moment dat de mensen tekenen van berouw vertonen. Dat mag bemoedigen, aldus de classispredikant, we spannen ons in, maar daarbovenuit is onze God een gunnende God, die schenkt boven de mate waarin wij soms kunnen investeren.

Voor de powerpoint die Martin Harteveld heeft getoond: Klik hier. 

Foto onder: Martin Harteveld, adviseur financiën en beheer in de classis Overijssel-Flevoland