Intern

 

 

 

 

 

 

Programma

18.30 uur: Opening
 - Uitleg programma en doelstellingen -

18.35 uur: Selectie prikkelende vragen
 - Inventarisatie van prioriteiten -

18.45: Vierhoekenspel
 - Speelse verkenning van onze betrokkenheid -

19.15: Gesprek over governance
 - Bespreking prikkelende vragen -

20.00: Afronding

20.30 uur: Einde



 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vierhoekenspel

Kies steeds dat ene antwoord wat het dichtst bij je gevoel zit. Het minst slechte.

1. Wat vind je van de informatie waarover de Raad van Toezicht beschikt?
a. Als raadsleden hebben we tijdig de goede informatie, met dank aan de directie.
b. Als raadsleden kunnen we ons tijdiger informeren, ondanks de zorgvuldigheid van de directie.
c. Als raadsleden krijgen we complete informatie, voldoende om kritisch te toetsen.
d. Als raadsleden hoeven we niet alle informatie te hebben om toch achteraf voldoende te kunnen toetsen.

2. Onze vergaderingen als Raad van Toezicht:
a. zijn perfect, er is vaart en punten worden vlot afgetikt.
b. kunnen meer reflectie hebben door open vragen te stellen.
c. kunnen meer diepgang opleveren door de afzonderlijke disciplines beter uit te nutten.
d. zijn vriendelijk, voorkomend en verlopen in goede sfeer.

3. In hoeverre kan je jezelf kwijt in de Raad van Toezicht:
a. meestal goed, maar soms mis ik aansluiting vanuit mijn vak.
b. meestal prettig, maar soms voel ik me wat verloren.
c. meestal hartelijk, maar soms blijft het wat vormelijk.
d. ik kan weinig van mijn deskundigheid kwijt.

4. Wat zie jij als belangrijkste thema’s voor de komende tien jaar?
a. wijkenbeleid en techniektaal
b. regionalisatie en digitalisering
c. taalachterstand en cultuurontwikkeling
d. anders

Reserve:
5. Hoe denk je dat anderen, stakeholders, naar de Raad van Toezicht kijken?
a. ik denk dat ze geen idee hebben, en dat is prima.
b. ik denk dat ze geen idee hebben, en dat zou anders moeten zijn.
c. ik denk dat ze onze Raad van Toezicht als garantie van publieke herkenning zien.
d. Ik denk dat ze onze Raad van Toezicht vertrouwen.


 

 

 

 

 

 

 

 


Raad van Toezicht Stadkamer

Actiepunten naar aanleiding van zelfevaluatie 14 februari 2019

 

 

  1. Bij de besluitvorming over de goedkeuring van acties van de bestuurder voorziet de raad dit van een eigen motivatie/afweging. (vrz/Gerrit)

 

  1. De werkgeversrol van de Rvt wordt met de bestuurder besproken. Aanleiding is het verschil in beoordeling tussen RvT en bestuurder inde benchmark. (Gerrit)

 

  1. De leden van de RvT geven bij het begin van de vergadering aan, aan welke punten zij uitgebreid aandacht willen schenken. (Gerrit)

 

  1. Het verslag van het gesprek met het hoofd Financiën wordt in Dropbox geplaatst. (Harke)

 

  1. Het lid met de portefeuille Financiën geeft, in dien daar aanleiding toe is, terugkoppeling van haar bevindingen. (Saskia)

 

  1. De opstelling van een opleidingsplan voor de RvT wordt op de agenda geplaatst. (Gerrit)

 

  1. Het begrip ‘sectorkennis’ wordt de komende periode besproken in de RvT. (Gerrit)

 

  1. Het onderwerp omvang van de RvT wordt voor de opstelling van de eerstkomende vacature op de agenda van de RvT geplaatst. (Gerrit)

 

  1. Het bestuursmodel van de Stichting wordt de komende periode geëvalueerd met de bestuurder. (Gerrit)

 

  1. De bestuurder wordt gevraagd naar het directiereglement. (Gerrit)

 

 

 







‘PRIKKELENDE VRAGEN’

 

 

  • Doel van dit onderwerp is bewustwording van regels van goede governance, de praktische doorwerking daarvan en zelfreflectie daarbij. Dit onderwerp vereist van ieder individueel lid van de raad van toezicht vermoedelijk circa 30 minuten zelfvoorbereiding voorafgaand aan de zelfevaluatie.

 

  • Hieronder staan geselecteerde principes en aanbevelingen uit de Governance Code Cultuur opgenomen. De principes 7 en 8 en de daarbij behorende aanbevelingen hebben allen betrekking op goed toezicht uitoefenen en zijn daarom geheel opgenomen. Met betrekking tot de andere principes en aanbevelingen heeft een selectie plaatsgevonden op basis van toepasselijkheid voor het functioneren van de raad van toezicht en toegevoegde waarde.

 

  • Bij iedere aanbeveling staat een prikkelende vraag opgenomen.

 

  • Ieder lid van de raad van toezicht zal voorafgaand aan de zelfevaluatie de prikkelende vragen doorlezen en een top-3 van prikkelende vragen samen te stellen waarvan het onderhavige lid van de raad van toezicht aan de hand van eigen selectiecriteria van mening is dat deze de meeste toegevoegde waarde hebben om te worden behandeld.

 

  • Aan het begin van de zelfevaluatie wordt bij het agendaonderdeel ‘Selectie prikkelende vragen’ een korte ronde gemaakt, waarbij ieder lid van de raad van toezicht zijn of haar top-3 van prikkelende vragen benoemt. Ieder lid krijgt zijn of haar nummer 1 vraag toegewezen, tenzij meerdere leden dezelfde vraag als nummer 1 hebben genoemd. In dat geval wordt teruggevallen op nummer 2 en, zo nodig, op nummer 3 uit de top-3.

 

  • Bij het agendaonderdeel ‘Behandeling prikkelende vragen’ zal ieder lid van de raad van toezicht de aan hem of haar toegewezen vraag interactief behandelen gedurende circa 8-10 minuten. Het betreffende lid is daarbij gespreksleider. Bij de interactieve behandeling zal de gespreksleider ook zijn of haar eigen visie op het antwoord op de vraag geven. Dat hoeft niet aan het begin van de behandeling te zijn, de manier van interactieve behandeling is aan het betreffende lid als gespreksleider zelf. Het staat vrij om zelf extra accenten aan te brengen.

 

  • Dit jaar vindt de zelfevaluatie plaats in aanwezigheid van Astrid. Aan Astrid wordt gevraagd om ook op voorhand een top-3 van prikkelende vragen samen te stellen. De bij de selectie aan Astrid toe te wijzen vraag, zal worden behandeld als uitloop indien daar nog tijd voor blijkt te bestaan. Ondertussen wordt van Astrid, net als van alle leden van de raad van toezicht, een interactieve inbreng verwacht bij de behandeling van alle vragen.

 

 

 

Principe 2: De organisatie pas de principes van de Governance Code Cultuur toe en licht toe hoe zij dat heeft gedaan (pas toe én leg uit). De organisatie volgt de aanbevelingen op en wijkt daar alleen gemotiveerd van af (pas toe óf leg uit).

 

Aanbevelingen:

 

2.2               In de organisatie hebben het bestuur en de raad van toezicht ieder hun eigen verantwoordelijkheid voor het naleven van de Code. Het bestuur neemt het initiatief voor het verankeren van de Code in de organisatie en draagt zorg voor het naleven van de Code door de organisatie. De raad van toezicht houdt toezicht op het naleven van de code en evalueert dit jaarlijks

 

Vraag a:      Hoe heeft het bestuur de code verankerd in de organisatie en draagt het bestuur zorg voor naleven van de Code door de organisatie? En hoe houdt de raad van toezicht op de naleving van de Code toezicht en evalueert zij dit? Wees concreet en maak een onderscheid tussen ‘was ist’ en ‘was soll’.

 

Principe 3: Bestuurders en toezichthouders zijn onafhankelijk en handelen integer. Zij zijn alert op belangen verstrengeling, vermijden ongewenste belangenverstrengeling en gaan op een transparante en zorgvuldige wijze om met tegenstrijdige belangen.

 

Aanbevelingen:

 

1. Bestuurders en toezichthouders zorgen voor een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid binnen de organisatie.

 

Vraag b:      Op welke wijze heeft de raad van toezicht in het afgelopen jaar bijgedragen aan een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid binnen de organisatie? Op welke manier zou hier nog verder aan bijgedragen kunnen worden?

 

6               Bestuurders en toezichthouders melden elke vorm van (mogelijke) belangenverstrengeling en (potentieel) tegenstrijdig belang aan de voorzitter van de raad van toezicht en verschaffen hem daarover alle relevante informatie. De raad van toezicht besluit dan buiten de aanwezigheid van de betrokken toezichthouder(s) en/of bestuurder(s) of er sprake is van ongewenste belangen verstrengeling of tegenstrijdig belang en treft passende maatregelen. De raad van toezicht geeft hierover openheid binnen de organisatie en naar externe belanghebbenden.

 

Vraag c:      Welke situaties van tegenstrijdig belang hebben zich in de afgelopen drie jaren voorgedaan? Is daarbij conform deze aanbeveling gehandeld? Is het onderwerp ‘tegenstrijdig belang’ momenteel voldoende gewaarborgd? Maak een onderscheid tussen ‘was ist’ en ‘was soll’.

 

Principe 4: Bestuurders en toezichthouders zijn zich bewust van hun eigen rol en de onderlinge verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en handelen daarnaar.

 

Aanbevelingen:

 

6               Het bestuur rapporteert aan de raad van toezicht over contacten met de externe belanghebbenden. Dit gaat om de aard, inhoud en resultaten van deze contacten. Dit maakt het mogelijk dat de raad van toezicht bij het uitoefenen van zijn toezicht daarmee rekening kan houden, daar tijdig en effectief op kan anticiperen. Waar nodig en in overleg met het bestuur, kan de raad van toezicht zelf contact hebben met deze relaties.

 

Vraag d:      Hoe wordt in de praktijk aan deze aanbeveling invulling gegeven, is daarbij voldoende geborgd dat de raad van toezicht op de hoogte is van de aard, inhoud en resultaten van deze contacten zodat de raad van toezicht bij het uitoefenen van zijn toezicht daarmee rekening kan houden en daar tijdig en effectief op kan anticiperen? Mocht ruimte zijn voor verbetering, hoe kan dat worden vormgegeven?

 

Principe 7: De raad van toezicht voert zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol op een professionele en onafhankelijke wijze uit.

 

Aanbevelingen:

 

1. De raad van toezicht vervult zijn rol vanuit het perspectief van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie. De raad van toezicht toetst of het bestuur bij de uitoefening van zijn taken een zorgvuldige en evenwichtige afweging heeft gemaakt van de artistieke en zakelijke belangen van de organisatie en de belangen van de interne en externe belanghebbenden.

 

Vraag e:      Wanneer hebben wij voor het laatst getoetst of door het bestuur een zorgvuldige en evenwichtige afweging is gemaakt van artistieke en zakelijke belangen van de organisatie en welke interne en externe belanghebbenden hun belang speelden daarbij een rol?


2. De leden van de raad van toezicht houden actief, kritisch en op stimulerende wijze toezicht. Zij bewaken de maatschappelijke doelstelling en de continuïteit van de organisatie. De raad van toezicht geeft het bestuur de ruimte voor ondernemerschap vanuit het besef dat besturen het maken van keuzes is waaraan kansen én risico’s verbonden zijn.

 

Vraag f:       Op welke wijze geven de individuele leden van de RvT ieder voor zich invulling aan de begrippen ‘actief’, ‘kritisch’ en ‘stimulerend’? Maak onderscheid tussen ‘was ist’ en ‘was soll’ en noem voorbeelden.

 

3. De toezichthoudende taak heeft in ieder geval betrekking op:

  • het realiseren van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie;
  • de strategie, identiteit en continuïteit van de organisatie;
  • de verhouding met publieke en private financiers;
  • de dialoog met de interne en externe belanghebbenden;
  • de naleving van wet- en regelgeving;
  • de bedrijfsvoering, het risicobeheer en het zakelijk beleid.

 

Vraag g:      Hoe hebben wij in het afgelopen jaar invulling gegeven aan de toezichthoudende taak met betrekking tot de verhouding met publieke en private financiers en de dialoog met externe belanghebbenden? Hebben wij in overleg met het bestuur contact met de belangrijkste publieke en private financiers van de organisatie? Is dat voor verbetering vatbaar en hoe zou dat vormgegeven kunnen worden? (Zie ook vraag e, feitelijk is dit één vraag)

 

4. De raad van toezicht benoemt, mede op advies van het bestuur, de externe accountant, telkens voor een periode van maximaal vier jaar. De externe accountant brengt ten minste eenmaal per jaar in de vergadering van de raad van toezicht verslag uit van zijn bevindingen. De externe accountant krijgt vanuit de organisatie geen opdrachten die zijn onafhankelijke controlewerkzaamheden in gevaar zouden kunnen brengen. Het bestuur rapporteert jaarlijks aan de raad van toezicht over de relatie met de externe accountant en eventuele ontwikkelingen daarin.

 

Vraag h:      Wat zouden opdrachten kunnen zijn die vanuit de organisatie zouden kunnen worden gegeven aan de externe accountant die zijn onafhankelijke controlewerkzaamheden in gevaar zouden kunnen brengen? Hoe hebben wij geborgd dat hiervan geen sprake is? Mocht dit onvoldoende geborgd zijn, hoe kunnen wij dat verbeteren?

 

5. De raad van toezicht heeft in overleg met het bestuur contact met de belangrijke publieke en private financiers van de organisatie.

 

Vraag i:       Hoe hebben wij in het afgelopen jaar invulling gegeven aan de toezichthoudende taak met betrekking tot de verhouding met publieke en private financiers en de dialoog met externe belanghebbenden? Hebben wij in overleg met het bestuur contact met de belangrijkste publieke en private financiers van de organisatie? Is dat voor verbetering vatbaar en hoe zou dat vormgegeven kunnen worden? (Zie ook vraag c, feitelijk is dit één vraag)

 

6. De raad van toezicht adviseert het bestuur, zowel anticiperend als reflecterend op beslissingen van het bestuur. Hij doet dat gevraagd en ongevraagd.

 

Vraag j:       Op welke wijze hebben wij in het afgelopen jaar anticiperend op beslissingen van het bestuur geadviseerd? Noem een voorbeeld van gevraagde anticiperende advisering en ongevraagde anticiperende advisering. Wat is er voor nodig om in anticiperende zin te kunnen adviseren?

 

7. Vanuit de werkgeversrol beslist de raad van toezicht over de profielschets, benoeming, arbeidsvoorwaarden en beloning, beoordeling, schorsing en ontslag van de leden van het bestuur. Bij de benoeming van een bestuurder toetst de raad van toezicht diens integriteit, kwaliteit en geschiktheid voor de bestuursfunctie.

 

Vraag k:      Op welke informatie baseren wij ons bij de beoordeling van de bestuurder en, daar waar het betreft informatie afkomstig van de bestuurder zelf, hoe verifiëren wij deze informatie? Wordt aan de hand van het functieprofiel / profielschets van de bestuurder binnen de raad van toezicht en met de bestuurder een gedetailleerde beoordeling besproken?

 

8. Toezichthouders treden op als ambassadeur en representeren in overleg met het bestuur de organisatie bij externe gelegenheden.

 

Vraag l:       Op welke wijze wordt door ons per individu invulling gegeven aan het ambassadeurschap en bij welke externe gelegenheden hebben wij in het afgelopen jaar in overleg met het bestuur de organisatie gerepresenteerd? Is dit voor verbetering vatbaar en, zo ja, hoe kan daaraan invulling worden gegeven?

 

9. De raad van toezicht is verantwoordelijk voor zijn eigen functioneren. In een reglement legt de raad de onderlinge taakverdeling en zijn werkwijze vast. Iedere toezichthouder moet voldoende tijd hebben voor een goede taakvervulling.

 

Vraag m:     Hoe hebben de individuele leden van de raad van toezicht in het afgelopen jaar ieder voor zich invulling gegeven aan de aan hen toebedeelde taak? Hebben zij daarvoor voldoende tijd gehad en daarvoor voldoende ruimte gekregen binnen de raad van toezicht? Zijn er aspecten waarvoor individuele leden aandacht willen vragen en veranderingen die aangebracht zouden moeten worden?

 

10. De raad van toezicht bespreekt zijn functioneren ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur. Eens per drie jaar doet hij dat onder externe begeleiding. Aan de orde komen: het functioneren van de raad van toezicht, de samenwerking tussen de raad van toezicht en het bestuur en de onderlinge samenwerking tussen de leden van de raad van toezicht. De raad van toezicht rapporteert hierover in het jaarverslag.

 

Vraag n:      Op welke wijze functioneert de raad van toezicht, hoe is de samenwerking tussen de raad van toezicht en het bestuur en hoe is de onderlinge samenwerking tussen de leden van de raad van toezicht? Wees concreet per functie en per verdeelde taak en maak een onderscheid tussen ‘was ist’ en ‘was soll’.

 

11. De raad van toezicht bespreekt ten minste eenmaal per jaar met het bestuur het functioneren van het bestuur en de onderlinge samenwerking.

 

Vraag o:      Hoe concreet wordt het functioneren van het bestuur en de onderlinge samenwerking ter voorbereiding binnen de raad van toezicht besproken, hoe concreet wordt daarover vervolgens vanuit de raad van toezicht met de bestuurder gesproken en hoe concreet wordt daarover aansluitend een terugkoppeling binnen de raad van toezicht besproken?

 

12. De voorzitter heeft bijzondere taken: hij bereidt de agenda voor, leidt de vergaderingen en zorgt voor een zorgvuldige besluit vorming in de raad van toezicht. De voorzitter bewaakt het goed functioneren van de raad van toezicht, collectief en individueel. De voorzitter is eerstverantwoordelijke voor de evaluatie van de raad van toezicht. De organisatie zorgt voor een goede ondersteuning van de voorzitter.

 

Vraag p:      Wat zijn de sterke punten van de voorzitter, welke ‘tips & tricks’ kunnen worden gegeven en op welke manier kan vanuit de raad van toezicht en vanuit de organisatie goede ondersteuning worden gegeven aan de voorzitter?

 

13. In situaties waarbij sprake is van (mogelijke) belangenverstrengeling, tegenstrijdig belang, onderlinge conflicten of calamiteiten bevordert de voorzitter een zorgvuldige behandeling en besluit vorming door de raad van toezicht. Hij is in zulke situaties het eerste aanspreekpunt voor het bestuur, de raad van toezicht en externe belanghebbenden.

 

Vraag q:      Met welke situaties van (mogelijke) belangenverstrengeling, tegenstrijdig belang, onderlinge conflicten of calamiteiten hebben wij in het afgelopen jaar te maken gehad? Heeft daarbij een zorgvuldige behandeling en besluitvorming door de raad van toezicht plaatsgevonden? Zijn tegenstrijdige belangen opgenomen in het jaarverslag (principe 1, aanbeveling 4)? Welke lering valt eventueel te trekken?

 

Principe 8: De raad van toezicht is verantwoordelijk voor zijn samenstelling en waarborgt daarbij deskundigheid, diversiteit en onafhankelijkheid.

 

Aanbevelingen:

 

1. De raad van toezicht bestaat uit ten minste drie leden. De samenstelling is zodanig dat hij zijn toezichthoudende, adviserende en werkgeversrol naar behoren kan vervullen. De raad van toezicht waarborgt de onafhankelijkheid, deskundigheid en diversiteit in zijn samenstelling. De aandacht gaat onder meer uit naar kennis van het culturele veld, de zakelijke aspecten van de organisatie en ondernemerschap.

 

Vraag r:       Is de raad van toezicht voldoende divers samengesteld en leidt dit in de praktijk ertoe dat in voldoende mate aandacht uitgaat naar kennis van het culturele veld, de zakelijke aspecten van de organisatie en het ondernemerschap? Wees concreet aan de hand van de functieprofielen. Maak een onderscheid tussen ‘was ist’ en ‘was soll’.

 

2. De organisatie maakt vacatures in de raad van toezicht openbaar en werft nieuwe toezichthouders op basis van profielschetsen en via een transparante procedure. Periodiek herijkt de raad van toezicht de profielschetsen op basis van externe omstandigheden en aan de hand van de actuele strategische koers van de organisatie.

 

Vraag s:      Zijn de profielschetsen voorhanden en, zo ja, wanneer zijn deze voor het laatst herijkt op basis van externe omstandigheden en aan de hand van de actuele strategische koers van de organisatie? Als deze herijking nu zou moeten plaatsvinden, tot welke wijzigingen zou dit leiden?

 

3. Elke toezichthouder moet het algemeen, artistiek en zakelijk beleid van de organisatie op hoofdlijnen kunnen beoordelen. Daarnaast draagt elke toezichthouder met eigen specifieke deskundigheid bij aan de kennis en expertise waarover de raad van toezicht overeenkomstig zijn profielschets moet beschikken.

 

Vraag t:       Zijn de op de individuele leden van toepassing zijnde profielschets beschikbaar en hoe hebben de individuele leden in het afgelopen jaar ieder voor zich aan de individuele aspecten van deze profielschets voldaan? Wees concreet en maak een onderscheid tussen ‘was ist’ en ‘was soll’.

 

4. De maximale zittingstermijn voor toezichthouders bedraagt tweemaal een periode van ten hoogste vier jaar. De organisatie legt dat statutair vast. Herbenoeming van een toezichthouder vindt plaats via een zorgvuldige procedure. Een evenwichtige samenstelling van de raad van toezicht, de actuele profielschets en een evaluatie van het functioneren van de betrokken toezichthouder vormen hiervoor de basis.

 

Vraag u:      Op welke wijze wordt aan deze zorgvuldige procedure invulling gegeven binnen de raad van toezicht? Is deze op schrift gesteld? Is dit voor verandering / verbetering vatbaar?

 

5. Er geldt een zodanig rooster van aftreden dat niet te veel leden tegelijkertijd aftreden zonder herbenoembaar te zijn. Het rooster van aftreden is openbaar en wordt op de website van de organisatie geplaatst.

 

Vraag v:      Staat informatie over de raad van toezicht, waaronder het rooster van aftreden, opgenomen op de website van Stadkamer? Is dit überhaupt wenselijk? Waarom wel en waarom niet?

 

6. Nieuwe toezichthouders krijgen na hun benoeming een introductieprogramma aangeboden. Het programma gaat in op verschillende aspecten die voor hun functioneren als toezichthouder relevant zijn. Jaarlijks bespreekt de raad van toezicht in welk opzicht de toezichthouders individueel of collectief behoefte hebben aan verdieping of verbreding van hun kennis.

 

Vraag w:      Welke individuele of collectieve behoefte bestaat bij de individuele leden van de raad van toezicht aan verdieping of verbreding van hun kennis? Hoe kan daaraan invulling worden gegeven en welke concrete stappen worden daarvoor ondernomen?

 

7. De raad van toezicht stelt een eventuele vergoeding voor zijn leden vast, passend bij aard, omvang en maatschappelijke doelstelling van de organisatie. Deze vergoeding is in overeenstemming met de wettelijke voorschriften en (waar van toepassing) subsidievoorwaarden.

 

Vraag x:      n.v.t.